Archivácia dokumentov a ich uchovanie v bezpečí sa môže rýchlo stať výzvou. Pretože v priebehu času existujú tony papierov, faktúr a zmlúv, ktoré je potrebné triediť a označiť štítkami. Aby ste nestratili prehľad, vysvetľujeme, čo by ste mali o téme vedieť.
Aby ste mohli dokumenty správne ukladať, potrebujete trpezlivosť a vytrvalosť - ale práca stojí za to, pretože každý vie: „Objednávka je polovica úspechu“. Ak už v hromade papiera na stole nechcete márne hľadať dôležité dokumenty, môžete si uľahčiť život len pomocou niekoľkých krokov.
Čo však vlastne znamená dokument? Dokumenty v zásade obsahujú relevantné alebo dôležité informácie. Nie vždy musia byť v papierovej podobe; môžu obsahovať aj digitálne informácie akéhokoľvek druhu. Vždy však slúžia ako právna istota, aby tento list mohol presne preukázať, čo sa plánovalo alebo uskutočnilo - napríklad dokumentujú platbu alebo iné právne významné transakcie.
Lehoty uchovávania dokumentov
Na rozdiel od spoločností, obchodníkov alebo samostatne zárobkovo činných osôb, súkromné osoby zvyčajne nepodliehajú nijakým zákonom stanoveným požiadavkám na uchovávanie údajov. Jedinou výnimkou sú živnostenské účty, ktoré musia preukazovať, že nedošlo k nelegálnej práci ( § 14b ods. 1 UStG ). Napriek tomu je vhodné po určitý čas archivovať ďalšie dôležité dokumenty. Mali by sa dodržiavať minimálne tieto doby uchovávania:
- najmenej dva roky
Pre kúpne zmluvy, príjmové doklady, faktúry a záručné dokumenty neexistuje regulované obdobie uchovávania. Pri kúpe nového tovaru však uzatvárate kúpnu zmluvu v súlade s nemeckým občianskym zákonníkom, ktorá platí dva roky. Okrem toho by ste mali rovnako dlho uchovávať účty živnostníkov, účty od lekárov, právnikov a notárov.
- najmenej päť rokov
Reklamácia a reklamácia vád domu.
- najmenej šesť rokov
Vysoko zarábajúci ľudia s ročným platom vyšším ako 500 000 eur ročne si musia svoje bankové výpisy uchovávať najmenej šesť rokov.
- okolo 30 rokov
Rozsudky súdu, upomienky a súdne spisy
- celoživotné
Niektoré dokumenty je potrebné uchovať po celý život. Patria sem lekárske správy, potvrdenia o školení, diplomy, rodné listy, krstné listy, sobášne listy, úmrtné listy rodinných príslušníkov a dokumenty na výpočet dôchodkov. Posledné menované zahŕňajú aj pracovné zmluvy, výplatné pásky a dokumenty sociálneho zabezpečenia.
- súkromné daňové doklady
Vo všeobecnosti sa súkromné daňové doklady nemusia uchovávať. Ak je však daňový výmer označený ako „predbežný“ alebo „predmetom kontroly“, dokumenty by sa mali uchovávať, kým nebudú úplne objasnené.
- Úverové zmluvy a poistné zmluvy
Zmluvy o bankových produktoch by mali byť dostupné na celé funkčné obdobie a približne tri roky po skončení tohto funkčného obdobia. To isté platí pre poistné dokumenty.
Navrhnite archivačný systém pre dokumenty
Dobre štruktúrovaný systém registrácie je najlepší spôsob, ako uchovať dokumenty bezpečné a dlhé. Aký typ úložiska si vyberiete, závisí predovšetkým od vašich preferencií. Pre malé kancelárie a málo dokumentov stačí malá skrinka, ktorú môžete jednoducho zasunúť pod stôl. Ak však nechcete mať neskôr problémy s priestorom, mali by ste investovať priamo do priestrannej skrinky, ktorá ponúka dostatok úložného priestoru pre súbory a priečinky. Pre dokumenty, ktoré neustále nepotrebujete, si môžete kúpiť niekoľko priečinkov Din-A4, ktoré podľa toho označíte štítkami a dodáte ich s priečkami. Môžete tiež použiť farbu priečinka na sprehľadnenie iného obsahu. Napríklad všetky priečinky pre stavby domu môžu byť zelené a finančné priečinky môžu byť čierne.Tí, ktorí uprednostňujú jednotné šanóny, by mali klásť dôraz na presné označovanie, aby boli požadované papiere rýchlo po ruke.
Pre dôležité dokumenty, ktoré sa v kancelárii používajú opakovane, sú vhodné značené závesné šanóny, ktoré sú uložené v zodpovedajúcej závesnej skrini na spisy. Veľkosť, farbu a prevedenie skrinky je možné zvoliť individuálne.
Register kaziet, ktorý sa skladá z plastových kaziet vo formáte DIN A4 na šírku, je však vhodný aj na priamy a rýchly prístup k jednotlivým súborom.
Ak máte v kancelárii alebo doma papiere, ktoré potrebujete znova a znova alebo ktoré je ešte potrebné spracovať, môžete ich jednoducho položiť na listový podnos. Vyhýbajte sa však tomu, že tam budete zhromažďovať príliš veľa dokumentov, inak sa rýchlo objaví neporiadok.
Výhodou pozastavených súborov je, že dokumenty sa nemusia dierovať. Dokumenty sú jednoducho voľne uložené v priečinku a dajú sa tiež rýchlo znova vybrať.
Ohňovzdorná kazeta na dokumenty
Ohňovzdorné kazety na dokumenty sú ideálne na ochranu dôležitých dokumentov, ako sú pasy alebo rodné listy, v prípade požiaru alebo povodne. Vydržia vysoké teploty až 60 minút a sú mimoriadne stabilné a robustné, takže zlodeji nemajú takmer žiadnu šancu. Rozmery väčšiny kaziet zodpovedajú formátu DIN A4, a preto je možné do nich uložiť aj priečinky DIN A4 alebo celé registre. Majú tiež rukoväť, a preto sa dajú ľahko prepravovať.
Digitálne ukladanie dokumentov
Množstvo dokumentov, ktoré človek zhromaždí v priebehu života, je často dosť značné. Nie zriedka však nie je dostatok miesta na uloženie všetkých dokumentov. Jedným z riešení je digitálne ukladanie dokumentov. K dispozícii je rôzny softvér na archiváciu dokumentov. To si vyžaduje presný výskum, ktorý softvér je pre vás vhodný. Ak chcete hlavne ukladať e-maily, môže to spôsobiť problém niektorému softvéru. Dobrý program na archiváciu dokáže nielen pracovať s naskenovanými papierovými dokumentmi alebo súbormi PDF, ale mal by automaticky priradiť e-maily a ich prílohy k správnym elektronickým súborom.
Ak chcete digitalizovať svoje dokumenty sami bez softvéru, budete potrebovať kvalitný skener a dostatok úložného priestoru v podobe externého pevného disku. Existuje veľa dôvodov na skenovanie dokumentov: Ak dokumenty ukladáte elektronicky a v kópii, môžete ich ochrániť pred stratou alebo zničením. Môžete tiež ušetriť kancelársky priestor a potenciálne peniaze. A v neposlednom rade vylepšujete organizáciu svojej kancelárie: elektronická archivácia vytvára poriadok a jasnosť.
Odporúča sa vytvoriť druhý externý pevný disk, ktorý bude na bezpečnej strane, aby nedošlo k strate údajov. Celkom bezpečným riešením na ukladanie dôležitých údajov je pevný disk s funkciou zrkadla. Princíp: v jednom kryte sú dva pevné disky. Dva pevné disky navzájom komunikujú a zrkadlia svoj obsah - dvakrát tak dobré. Ak je jedna z platničiek chybná, vždy existuje druhá.
Po 5 až 10 rokoch je však vhodné kúpiť si nový pevný disk, pretože digitálne pamäťové médiá majú tiež obmedzenú trvanlivosť. Ak pevný disk takzvaného raidového systému vykazuje chyby, mali by ste si kúpiť dva nové. Z času na čas sa tiež menia rozhrania a spojenia medzi pamäťovým médiom a počítačom - ďalší dôvod na prenos údajov na nové externé disky.
Po digitalizácii dokumentov je samozrejme tiež dôležité vytvoriť poriadok na pevnom disku. Môžete jednoducho vytvoriť vhodnú štruktúru priečinkov s príslušným názvom. Máte tiež možnosť označiť jednotlivé súbory. Pokiaľ ide o typ súboru, mali by ste používať osvedčené formáty ako JPEG.webp a PDF, ktoré tiež sľubujú určitý stupeň budúcej bezpečnosti. Je lepšie vyhnúť sa exotickým formátom súborov.
Aspoň priečinky, ktoré obsahujú citlivé dokumenty, by mali byť šifrované. Zvyčajne na to stačí štandardná funkcia šifrovania operačného systému. Nezabudnite si zapísať heslo a uložiť ho na miesto, ktoré si budete pamätať aj za 10 rokov - ak ho zabudnete, je ťažko prístup k šifrovaným údajom. Šifrovanie je obzvlášť dôležité, ak má váš počítač prístup na internet, pretože v súčasnosti je v obehu veľa trójskych koní, najmä pre systémy Windows, ktoré môžu špehovať údaje ostatných počítačov.
Digitalizácia dokumentov trvá určitý čas, ale šetrí veľa miesta.
Ukladajte dokumenty online v cloude
Online úložisko je možné využiť aj na archiváciu údajov. Je to jednoduché a lacné, ak nie zadarmo. Existuje veľa poskytovateľov: Dropbox, Amazon alebo Google Drive sú niektoré z veľkých služieb. Tí, ktorí sa spoliehajú na pohodlné cloudové služby, však tiež musia mať veľkú dôveru: svoje údaje nakoniec odovzdáte do rúk iných spoločností. Sú iba také bezpečné, ako ich robí príslušný poskytovateľ. Môžete mať tiež prevádzkové náklady a žiadnu kontrolu nad budúcnosťou poskytovateľa služieb. Cloudové úložisko preto nie je prvou voľbou pre citlivé dáta.
Dokumenty ukladajte externe
Berlínska spoločnosť Deba Bauarchiv GmbH ponúka služby predovšetkým pre majiteľov nehnuteľností. Špecializuje sa na ukladanie a správu dokumentov väčšinou vlastníkov súkromného majetku. „Zákazníci nám prinášajú svoje súbory, indexujeme ich a ukladáme ich so sebou na základe zvláštnych bezpečnostných opatrení,“ vysvetľuje výkonný riaditeľ Ben Stoffregen. Ak zákazník potrebuje dokument alebo kópiu, môže si ju vyžiadať od spoločnosti Deba, ktorá ho zašle poštou alebo kuriérom. Pretože dokumenty sa pri premiestňovaní znova a znova strácajú. „To stálo súčasného zákazníka veľa peňazí: Ak si chcel do domu pridať ďalšie poschodie, musel minúť desiatky tisíc eur za novú statiku a ďalšie analýzy.“